Evrak Kayıt Birimi (Gelen-Giden Evrak Şefliği veya Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde), kurum dışından gelen veya kurum içinde üretilen her türlü resmi dilekçe, yazı, proje ve evrakın yasal mevzuatlara uygun olarak sisteme kaydedilmesi, arşivlenmesi ve ilgili birimlere ulaştırılmasından sorumlu olan giriş kapısı niteliğindeki birimdir.

Gelen Evrak ve Dilekçe İşlemleri

• Evrak Kabulü: Vatandaşların, firmaların veya diğer kamu kurumlarının belediyeye elden, posta yoluyla ya da EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden gönderdiği tüm resmi yazıları ve dilekçeleri kabul etmek.
• Kayıt ve Sayı Verme: Gelen her evrakı sisteme işleyerek tarih ve benzersiz bir barkod/kayıt numarası atamak. Vatandaşa, evrakını takip edebilmesi için bu kayıt numarasını içeren bir "Alındı Belgesi" veya takip fişi vermek.
• Havale ve Dağıtım: Kaydedilen evrakı, içeriğine göre işlem yapılması için belediye başkanı, başkan yardımcısı veya doğrudan ilgili müdürlüğün ekranına elektronik ortamda ya da fiziksel olarak sevk etmek (havale işlemi).

Giden Evrak ve Resmi Yazışma İşlemleri

• Kurum Dışı Gönderiler: Belediye müdürlüklerinin diğer resmi kurumlara veya vatandaşlara yazdığı cevap yazılarını kontrol etmek, sistemden çıkış kaydını ve numarasını oluşturmak.
• Posta ve Kurye Operasyonu: Dış kurumlara gidecek fiziki evrakların posta, kargo, kurye veya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) aracılığıyla güvenli ve yasal süreler içinde muhatabına gönderilmesini sağlamak.

Arşivleme ve Dijital Dönüşüm

• Dijital Tarama: Fiziki olarak elden teslim alınan dilekçe ve eklerini yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla dijitalleştirerek sistem veri tabanına yüklemek.
• Fiziki Arşivleme: İşlemi tamamlanan veya asıllarının saklanması yasal zorunluluk olan evrakları, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği standartlarına uygun olarak belirli bir düzen içinde arşiv odalarında muhafaza etmek.